Antrag, Anmeldung, Vertrag oder Steuerformular: Viele Dokumente kommen als PDF und wollen ausgefüllt zurück. Ausdrucken, von Hand ausfüllen und wieder einscannen kostet Zeit und sieht selten gut aus. Mit dem PDF-XChange Editor füllen Sie PDF-Formulare direkt am PC aus – und das in der kostenlosen Version. Das gilt auch für Dokumente, die gar keine Formularfelder enthalten.
Zwei Arten von PDF-Formularen
Bevor Sie loslegen, lohnt sich ein kurzer Blick auf das Dokument. Es gibt zwei Arten:
- Ausfüllbare PDF-Formulare enthalten echte Formularfelder. Sie klicken in ein Feld und tippen los – Kontrollkästchen lassen sich anhaken, Auswahllisten aufklappen.
- Nicht ausfüllbare PDFs sind im Grunde nur ein Bild eines Formulars, etwa ein eingescanntes Papierformular oder ein Dokument, das zum Ausdrucken gedacht war. Hier gibt es nichts zum Anklicken.
Für beide Fälle gibt es eine Lösung.
Ausfüllbares PDF-Formular ausfüllen
- Öffnen Sie das PDF im PDF-XChange Editor.
- Lassen Sie sich die Formularfelder farbig hervorheben. So sehen Sie auf einen Blick, wo etwas einzutragen ist – und übersehen kein Feld.
- Klicken Sie in das erste Feld und geben Sie Ihren Text ein.
- Haken Sie Kontrollkästchen an und wählen Sie in Auswahllisten den passenden Eintrag.
- Speichern Sie das Dokument. Ihre Eingaben bleiben erhalten und sind beim nächsten Öffnen wieder sichtbar.
Tipp: Wenn Sie dasselbe Formular regelmäßig ausfüllen, können Sie die eingegebenen Formulardaten exportieren und beim nächsten Mal wieder importieren. Das spart das erneute Eintippen von Name, Adresse und Kundennummer. Mit der Funktion Formular zurücksetzen leeren Sie alle Felder auf einmal.
PDF ohne Formularfelder ausfüllen: die Schreibmaschine
Lässt sich nichts anklicken, hilft das Werkzeug „Schreibmaschine“. Damit setzen Sie Text an jede beliebige Stelle der Seite – genau so, als würden Sie das Formular mit der Schreibmaschine ausfüllen.
- Öffnen Sie das PDF im PDF-XChange Editor.
- Wählen Sie im Register „Kommentar“ das Werkzeug „Schreibmaschine“.
- Klicken Sie an die Stelle, an der Text stehen soll – etwa auf die Linie hinter „Name:“ – und schreiben Sie los.
- Verschieben Sie das Textfeld bei Bedarf per Maus oder mit den Pfeiltasten, bis es genau auf der Linie sitzt.
- Wiederholen Sie das für alle Felder und speichern Sie das Dokument.
Damit Sie nicht für jede Zeile erneut auf das Werkzeug klicken müssen, lässt sich die Schreibmaschine dauerhaft aktiv halten. Schriftart, Größe und Farbe passen Sie im Eigenschaften-Fenster an – wie das geht, zeigt unsere Anleitung Schriftart der Schreibmaschine ändern.
Tipp für Kästchen: Ein „X“ mit der Schreibmaschine in ein Kästchen gesetzt ersetzt das Ankreuzen von Hand.
Formular unterschreiben
Viele Formulare brauchen zum Schluss eine Unterschrift. Im PDF-XChange Editor können Sie eine Unterschrift oder Ihre Initialen direkt in das Dokument einfügen – etwa, indem Sie Ihren Namen eintippen und als Unterschrift darstellen lassen. Wie das im Detail funktioniert und wann eine digitale Signatur die bessere Wahl ist, lesen Sie in unserer Anleitung zur Unterschrift im PDF und im Beitrag Digitale Signatur.
Warum am PC statt online ausfüllen?
Online-Tools zum Ausfüllen von PDFs funktionieren nach demselben Prinzip: Datei hochladen, ausfüllen, wieder herunterladen. Gerade Formulare enthalten aber besonders persönliche Daten – Adresse, Geburtsdatum, Steuer-ID, Bankverbindung, Gesundheitsangaben. Wer diese Angaben am eigenen PC einträgt, schickt sie nicht über einen fremden Server. Dazu kommt: Sie können Formulare offline ausfüllen, Zwischenstände speichern und später weitermachen.
Wann Sie die lizenzierte Version brauchen
Zum Ausfüllen von Formularen reicht die kostenlose Version. Wer darüber hinaus möchte, braucht eine Lizenz:
- Eigene ausfüllbare Formulare erstellen – also Textfelder, Kontrollkästchen oder Auswahllisten selbst anlegen – ist Teil des PDF-XChange Editor Plus.
- Schreibmaschinen-Einträge und andere Kommentare fest in die Seite einbetten, damit sie nicht mehr verändert werden können, ist eine Funktion der lizenzierten Version.
Welche Funktionen in welcher Version enthalten sind, zeigt unsere Vergleichstabelle.
Häufige Fragen zum Ausfüllen von PDFs
Kann ich ein PDF kostenlos am PC ausfüllen?
Ja. Mit der kostenlosen Version des PDF-XChange Editors füllen Sie ausfüllbare Formulare aus und beschriften nicht ausfüllbare PDFs mit der Schreibmaschine. Das Programm läuft unter Windows 10 und neuer.
Wie erkenne ich, ob ein PDF ausfüllbar ist?
Lassen Sie sich die Formularfelder hervorheben. Werden Felder farbig markiert, ist das Formular ausfüllbar. Passiert nichts und lässt sich nirgends hineinklicken, nutzen Sie die Schreibmaschine.
Warum kann ich in mein PDF nicht hineinschreiben?
Das Dokument enthält keine Formularfelder – typisch für eingescannte Formulare. Mit dem Werkzeug „Schreibmaschine“ setzen Sie Text trotzdem an jede beliebige Stelle.
Bleiben meine Eingaben nach dem Speichern erhalten?
Ja. Speichern Sie das Dokument nach dem Ausfüllen. Beim nächsten Öffnen sind die Eingaben wieder sichtbar.
Kann ich ein ausgefülltes PDF-Formular später noch ändern?
Ja. Öffnen Sie das Dokument erneut und klicken Sie in das Feld oder auf den Schreibmaschinen-Text, um ihn zu bearbeiten.
Kann ich eigene ausfüllbare PDF-Formulare erstellen?
Ja, mit dem PDF-XChange Editor Plus. Dort legen Sie Textfelder, Kontrollkästchen, Optionsfelder, Auswahllisten und Schaltflächen selbst an.